מכתב רשמי אמור להיות תמציתי, ענייני, ברור, בהיר ומכוון אל המטרה שלשמה הוא נכתב ואותה מבקש הכותב להשיג.
מכתב רשמי נכתב בתבנית קבועה:
- תאריך המכתב מופיע בצד העליון השמאלי של הדף
- פנייה אל הנמען של המכתב: לכבוד שמו הפרטי ושם משפחתו, תפקידו של הנמען
- מלות ברכה וכבוד כגון: שלום רב, אדון/גברת נכבד/ה, מכובדיי (אם יש נמענים אחדים).
- הנדון: ( יופיע במרכז הדף באותיות מודגשות ובקו תחתי) כותרת נדרשת אל נושא המכתב בתמצית ובאופן ממוקד.
- גוף המכתב: גוף המכתב הוא הבמה שלכם להסביר את מטרת המכתב כגון: בקשת סליחה, התנצלות, ערעור על תוצאות בחינה, בקשה להיבחן שנית, גיוס תרומה ועוד. חשוב לציין, כי גוף המכתב כולל את פתיחתו ואת סיומו.
- סיום המכתב בברכה כגון: בהערכה רבה, בתודה,בכבוד רב, בהוקרה, בברכה ועוד.
- חתימת שולח המכתב: שם פרטי ושם משפחה ועל פי ההקשר או הצורך- להוסיף את התפקיד שאותו הוא ממלא.