מכתב אישי, בשונה ממכתב רשמי, שיש לו נוסח ותבנית קבועים, הוא מכתב שאין לו מתכון ואין לו מתכונת קבועים. הוא מבוסס על כתיבה חופשית. על פי רוב מכתב אישי נכתב לאנשים קרובים ויקרים כגון: חבר, חברה, בעל, אישה, הורים, אחים, דודים ועוד. נוסח המכתב האישי טבוע בחותם רגשי בולט ומועצם. הוא מאופיין בהבעת רגשות, מחשבות. ניתן לשלב בו הומור, הלצות, בדיחות ולהפליג בו בתיאורים של דברים, תופעות, מחשבות ורגשות.
מכתב אישי מבטא במהותו קרבה ולא אחת- אינטימיות. באופן טבעי הכותב נחשף בו במידה ובשיעור שבהם הוא בוחר להיחשף ולשתף את הנמען במחשבותיו וברגשותיו.
המכתב האישי מאפשר להביא לידי ביטוי דברים, אשר לא ניתן לבטא אותם בשיחה על פה או אף בשיחת טלפון. לא פעם המכתב בא בעקבות תחושות שנוצרו במהלך מפגש עם אדם קרוב או כהכנה לקראתו.
מכתב אישי יכול להיכתב כמכתב סליחה, פיוס, התנצלות, חרטה, רצון לפתוח דף חדש, בקשה לחידוש קשר או לניתוקו ועוד. העדר הנוכחות הפיזית של הנמען מקלה על המוען, הכותב, לכתוב את אשר על לבו כשהוא אינו נתון ל"רעשי רקע שונים"- במירכאות ובלעדיהן.